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El «Compliance» y el uso de la videoconferencia

Artículo original El «Compliance» y el uso de la videoconferencia

Javier Puyol Montero, es socio director de Puyol Abogados & Partners, Director del Consejo Académico de la ETJ Law & Business School.

Con la pandemia del COVID-19 y sus consecuencias, es evidente que la tecnología se ha abierto paso entre estas circunstancias para hacernos no sé si más fácil la vida, pero, al menos, sí más llevadera.

Todos podemos citar casos y momentos donde estas situaciones se han ido produciendo.

La videoconferencia es una sesión de comunicación visual entre dos o más usuarios, independientemente de su ubicación, con una transmisión de contenido de audio y video en tiempo real.

La videoconferencia, ha sido uno de esos elementos tecnológicos que han cobrado una especial y singular importancia y, sin lugar a duda, mucho más que la que antes tenía en nuestra vida personal, en nuestro ocio, en nuestra actividad profesional, y en tantas otras facetas de nuestra actividad cotidiana.

La crisis del coronavirus ha hecho que la comunicación por medio de las videoconferencias uno de los centros de atención en muchos casos de relación entre las personas.

Con millones y millones de personas trabajando desde casa o sintonizando aulas virtuales, las videoconferencias son la nueva norma a medida que los profesionales y los trabajadores colaboran de forma remota, y las escuelas lanzan iniciativas de aprendizaje a distancia.

Muchos viajes y desplazamientos que no se han podido realizar, se han llevado a cabo a través de dichas conferencias, supliendo en muchos casos la necesidad del traslado físico de los intervinientes, y en muchos, ganando en comodidad, y posibilitando dicha comunicación no sólo desde una perspectiva laboral o profesional, sino que incluso está facilitando el contacto con nuestros amigos y familiares.

Pero las videoconferencias van más allá.

Hoy en día, son más bien una herramienta para integrarse en las plataformas de colaboración de video y de comunicaciones unificadas que también ofrecen el uso compartido de la pantalla, presentación de diapositivas, grabación, mensajería instantánea, herramientas de gestión de proyectos, la integración de la telefonía, entre otras características.

A medida que un número mayor de empresas pasan al trabajo remoto, las videoconferencias se están convirtiendo gradualmente en la nueva norma, dando forma a la manera en que nos comunicamos, aprendemos y trabajamos.

Esta nueva situación lleva consigo la creación de nuevas prácticas también en el seno de las empresas, que necesitan ser reguladas, al constituir nuevas facetas de desarrollo de la actividad económica.

Para las organizaciones las herramientas de videoconferencia, el coronavirus y las políticas asociadas a la cuarentena, les ha puesto en la necesidad de obtener aquellos servicios de colaboración que sean más adecuados, como es la búsqueda de fórmulas de colaboración online, de entre las cuales destaca la videoconferencia, mientras que para las compañías que ya contaban con experiencia en su uso, la pandemia les ha obligado a profundizar en su uso y en la obtención de nuevas utilidades y funcionalidades.

MARCO LABORAL DE LAS VIDEOCONFERENCIAS

El teletrabajo, y las videoconferencias, constituyen en general nuevas aplicaciones donde la tecnología juega un papel determinante, dando la oportunidad de dar respuesta a necesidades de relación en situaciones muy diferentes, en las que las mismas han visto como desde el uso de unos pocos, se ha pasado a su implantación generalizada, mediante un uso continuado en el tiempo, y, sobre todo, a su común aceptación, como un recurso habitual y generalizado.

En este sentido, las videoconferencias en el marco laboral:

a). Sólo precisan de una perfecta coordinación en el tiempo de todos los asistentes, y permiten compartir de forma sencilla conocimientos y diferentes puntos de vista, sin importar la logística ni el lugar en el que se encuentren los trabajadores.

b). Permiten discutir los proyectos corporativos en curso, tomar decisiones en grupo, obtener un feedback instantáneo, compartir documentos de trabajo, disponer de herramientas tales como un chat o una pizarra virtual mediante la cual se pueden realizar presentaciones de la misma forma que si estuviésemos en una sala de exposiciones.

PERO PUEDEN PONER EN RIESGO LA SEGURIDAD DE LOS DATOS PERSONALES

No obstante, ello, y con independencia de sus innumerables ventajas, constituye un hecho cierto, que también presentan vulnerabilidades o deficiencias, que pueden poner en riesgo la seguridad y control sobre los datos personales que trata:

a). Aquellas que son inherentes a las redes inalámbricas e internet.

b). Aquellas que tienen como causa una configuración descuidada o errónea de las sesiones de videoconferencia.

c). Aquellas que están asociadas a las carencias de seguridad de las propias herramientas o servicios de videoconferencia.

d). Quien organiza una videollamada puede monitorear las actividades de los participantes cuando comparten pantalla.

e). Permite a los administradores ver los paneles de actividad de usuario, el sistema operativo, la dirección IP, los datos de localización e información sobre el dispositivo de cada participante.

f). Recoge datos personales que pueden resultar excesivos: el almacenamiento de datos sobre la conducta del usuario en el procedimiento de acceso e interacción con los servicios ofertados, así como los identificadores de dispositivos y los datos de geolocalización.

g). En la política de privacidad a veces no se especifica un periodo de conservación determinado, sino que depende del tipo de datos y el propósito del tratamiento, resultando su redacción demasiado ambigua.

Más allá de estos riesgos inherentes al desarrollo de esta nueva tecnología, debe tenerse presente, que las costumbres derivadas de su uso en la práctica también tienen su importancia.

Todos hemos recordado recientes escenas de niños irrumpiendo en las grabaciones, de personas inadecuadamente vestidas, o la aparición de terceras personas en el ámbito de la videoconferencia, que comprometen singularmente una conversación proporcionando una información adicional.

Sin embargo, la complejidad desde el punto de vista normativo para las empresas, trascienden en el ámbito de las videoconferencias a estas situaciones tan evidentes, y en las que el mundo del Compliance no puede ser ajeno a estas nuevas circunstancias.

Más allá de la redacción de un código de estilo, que regule aquellos aspectos más trascendentes en el desarrollo de la misma, existe la necesidad de que la comunicación que se transmita a través de estas sea veraz, relevante, comprensible, completa, útil, accesible, y no excesiva, tanto en su cantidad, como en la calidad de la información que se proporciona, ya que la concurrencia de dichas circunstancias determina que la misma sea creíble y coherente.

LO QUE SE DEBE ERRADICAR

Otro elemento importante es que la comunicación tiene que encontrarse adaptada al receptor de la misma máxime teniendo en cuenta el canal utilizado.

La actitud de cada trabajador en el desarrollo de cualquier videoconferencia cada vez más va cobrando una singular importancia, en relación con aquellos comportamientos que la empresa considere adecuados, o por el contrario inadecuados o impropios en el desarrollo de estas.

En este sentido, se deben erradicar lenguajes o actitudes que por sus propias características puedan ser consideradas como sexistas, discriminatorias en su más amplia extensión, vejatorias o formalmente injuriosas, o cualquier otra que contradiga los valores o principios en los que esté instaurado el código de conducta de la empresa, los cuales necesitan ser contemplados en una normativa ad hoc, que regulen el alcance y el contenido de las videoconferencias, y que trate de transmitir aquellos valores, a los efectos de poder erradicar estos comportamientos que se consideran improcedentes, integrándolos en la cultura corporativa de cada empresa.

Al hilo de ello, debe tenerse en cuenta, que esos nuevos ámbitos de actuación exigen que las empresas actualicen sus normas de carácter sancionador, las cuales no prevén estos nuevos escenarios y situaciones generados como consecuencia de la implantación del uso de las videoconferencias y la generalización de su aplicación a estas prácticas laborales en su propia actividad económica.

Dentro de las prácticas que deben tenerse presente en el uso de las videoconferencias es la confidencialidad de la información, preservando la información y comunicación de cada empresa.

Es evidente, que en las reuniones presenciales se pueden dar las instrucciones oportunas en las que se requiera de los asistentes el secreto o la confidencialidad de las conversaciones y de la información, que, a tal efecto, se pueda proporcionar en el desarrollo de las mismas.

PRESERVACIÓN DE LOS SECRETOS EMPRESARIALES

Cuando se lleva a cabo la realización de una videoconferencia, la preservación de los secretos empresariales puede no ser una labor tan sencilla.

Así, debe tenerse en consideración, si la videoconferencia se va a grabar o no, y en su caso, quien es la persona que va a dirigir la misma, y va a autorizar la grabación de todo su contenido, especialmente, de las informaciones que se proporcionan, de las opiniones que se vierten, etc.

En muchas ocasiones, bien por su transcendencia, bien por tratarse de cosas de alcance menor, la videoconferencia no se graba, o, por el contrario, no se autoriza la grabación.

En tales supuestos, por parte de la empresa debe determinarse cuando procede la grabación de las videoconferencias que se lleven a cabo, y, al mismo tiempo, quien es la persona que de manera efectiva va a controlar dicha grabación.

Consecuentemente con ello, debe implementarse el correspondiente tratamiento en el ámbito de la protección de datos que determine todas las características del mismo, entre las que se debe hacer mención, por ejemplo, a su finalidad, a si las mismas se van a comunicar a terceros, al tiempo en que van a conservar las grabaciones que se efectúen, al hecho relativo al lugar donde se van a almacenar las mismas, al ejercicio de derechos en materia de protección de datos personales con relación a dicha grabación, o, a las medidas de seguridad que van a serle de aplicación.

En este punto, y por analogía con las normas que regulan los tratamientos de videovigilancia, parece necesario hacer saber a todos los partícipes en la videoconferencia, que la reunión va a ser o está siendo grabada, a los efectos de que dispongan de la suficiente información al efecto, y un adecuado control sobre sus actitudes, palabras e imagen, que cada uno en todo momento, estime oportuno.

Más allá de estas circunstancias, la empresa debe tener presente que hoy en día no sólo es factible, sino incluso relativamente sencillo, que cualquier participante en dicha videoconferencia tenga instalada en su ordenador cualquier aplicación tipo “Camtasia”, que permita llevar a cabo una copia privada de dicha videoconferencia, y que con ello, se ponga en riesgo no solo la seguridad de la información que es objeto de comunicación mediante la videoconferencia, -secretos empresariales, planes de acción, etc.-, sino también, tal como antes se indicó,  las opiniones que se viertan por cada uno de los partícipes en el desarrollo de la misma, rompiendo cualquier clase de confidencialidad, y/o vulnerando el entorno seguro en el que la misma se ha de desenvolver.

Es evidente, que esta situación ha de ser regulada por parte de la empresa, evitando la producción de estas situaciones.

Con independencia de ello, una tercera cuestión que debemos abordar y tener en cuenta desde el punto de vista del cumplimiento normativo, con relación a la realización de dichas videoconferencias, es la relativa a la realización de tareas de monitorización por parte de la empresa, con relación a cada uno de los participantes en la misma, y a título individual sobre cada uno de ellos, con la finalidad de la obtención de perfiles y datos personales asociados a cada uno de ellos.

Esta actividad de monitorización individual de cada partícipe constituye un tratamiento de datos personales, que debe ser conocido por cada una de las personas que se vean afectados por el mismo, y a los que no se debe ni se puede ocultar la existencia de dicho proceso.

Adicionalmente a ello, parece conveniente que se informe oportunamente y con carácter global por parte de la empresa a los representantes de los trabajadores, de la política  que regule en el seno de la misma sobre el modo y la forma en que se van a llevar a cabo con carácter global dichas grabaciones, y en su caso, las prácticas de monitorización que se pretendan realizar para con los trabajadores que participen en las sesiones de videoconferencias, a los efectos de hacer primar siempre el principio de proporcionalidad en su realización, generando sentimientos de confianza y transparencia en la realización de tales actividades, respetando siempre los legítimos derechos personales y laborales de dichos empleados.


Por: Javier Puyol Montero, es socio director de Puyol Abogados & Partners, Director del Consejo Académico de la ETJ Law & Business School.

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Introducción práctica al modelo de Compliance